Öffentliche Verwaltung

Hochschule

Betriebskostenstatistik einführen und integrieren.

Ziel
Die Abteilung Betrieb und Technik der Universität wollte eine Betriebskostenstatistik realisieren. Die bestehende Lösung bestand aus verschiedensten, uneinheitlichen Tools. Sie waren aufwändig zu handhaben und weder in die Buchhaltung noch in die elektronische Dokumentenverwaltung integriert.

Neu sollten die Verwaltung und Auswertung der Aufwände einheitlich erfolgen und in die Buchhaltung integriert sein. Erfasste Rechnungen sollten automatisch via die elektronische Dokumentenablage archiviert werden. Die Applikation sollte Bestandteil des künftigen Kreditoren-Workflows der Universität sein.
Vorgehen
  • IST-Zustand erheben
  • Prozesse organisatorisch anpassen
  • Tests und Schulung durchführen und unterstützen
  • Startphase unterstützen und begleiten
Rolle ProBIT
  • Projektleitung über alle Phasen
  • Fach- und Testkonzepte sowie Schulungsunterlagen erstellen
  • Termine und Ergebnisse überwachen
Methodik
  • Zielfindungs- und Planungs-Workshops
Ergebnis
  • Der Auftraggeber konnte entlastet werden – er wurde lediglich beigezogen, um die Ziele zu definieren und die Ergebnisse zu kontrollieren.
  • Das Projekt wurde mit hoher Akzeptanz bei den Ausführenden umgesetzt. Ihre Bedenken, dass die Erfassung im neuen System zu aufwändig sein könnte, wurden ernst genommen und der Workflow zeitsparend umgesetzt.