Öffentliche Verwaltung

Elektronischen Kreditoren-Workflow eKWF einführen.
Ziel
Gemäss Vorgabe musste der der elektronischen Kreditoren-Workflow eKWF (automatisierter Genehmigungsprozess für Rechnungen und Gutschriften) in allen Abteilungen eingeführt werden. Die Einführung des eKWF war weniger ein technisches Vorhaben als ein Organisationsprojekt. Der bestehende Weg der „Papierrechnungen“ diente als Basis – er sollte elektronisch abgebildet werden. Dies setzte voraus, dass der Prozess in allen Teilen bekannt und eindeutig definiert war.

Gegebenenfalls würde die Einführung des elektronischen Kreditoren-Workflows zu Anpassungen der bestehenden Rechnungsgenehmigungsprozesse führen. Daher mussten sowohl Aufbau- und Ablauforganisation genau überprüft werden.
Vorgehen
  • Neues Dienstleistungszentrum für die Arbeitsvorbereitung gestalten
  • Organisation und Prozesse der Fachabteilungen gemäss IKS-Vorgaben anpassen, um sie auf die Einführung des Kreditoren-Workflows vorzubereiten
  • Tests und Schulung unterstützen/durchführen
  • Startphase begleiten/unterstützen
Rolle ProBIT
  • Projektleitung über alle Phasen
  • Fach- und Testkonzepte sowie Schulungsvorlagen erstellen
  • Termine und Ergebnisse überwachen
Methodik
  • HERMES
  • Zielfindungs- und Planungs-Workshops
Ergebnis
  • Das Projekt wurde in einer Abteilung als Pilot eingeführt und danach von allen Verwaltungseinheiten übernommen.
  • Zeit, Budget und Qualität wurden über alle Projektphasen eingehalten.
  • Hohe Akzeptanz bei den Benutzern dank adressatengerechter Schulung und Unterstützung bei der Einführung.
  • Die Auftraggeber wurden entlastet – sie wurden nur zu Projektausschusssitzungen beigezogen (keine Eskalationen).