Öffentliche Verwaltung

Zentrales Zahlungsmanagement aufbauen und einführen.
Ziel
Der Kunde wollte ein Zahlungsmanagement im Stammhaus der Verwaltung aufbauen (für sämtliche Ein­nah­men und Ausgaben sowie in den relevanten Währungen). Das Projekt ZM sollte die Zahlungs­ab­wicklung aus Sicht Gesamtverwaltung optimieren und eine kundenspe­zi­fische, konsistente Gesamtlösung realisieren. Dabei sollte die Zahlungsabwicklung zentral bei der Finanzverwaltung über eine so genannte Payment Factory erfolgen. Als technische Systemlösung werden die SAP-Module IHC, BCM, GP-FS, SWIFT-Integration Package und CM eingesetzt.

 

Folgende Aufgaben sollten umgesetzt werden:
  • Sowohl in fachlicher als auch in technischer Sicht die Grundlagen und Grundeinstellungen des ZM erarbeiten und implementieren.
  • Die Ablauforganisation für die Prozesse des Zahlungsmanagements (inkl. Buchungsschemen) und die Periodenabschlüsse erarbeiten und einführen.
  • Diverse bisherige Systeme des Zahlungsverkehrs ablösen bzw. migrieren.
  • In der Finanzverwaltung den Dienst ZM als verantwortliche Stelle für die Payment Factory aufbauen.
Vorgehen (für Phasen Implementierung und Einführung)
       
  • fachliche und technische Detailkonzepte finalisieren
  • Implementierungsaktivitäten priorisieren und staffeln, um frühzeitige Testbarkeit sicherzustellen und das Risiko von Zahlungsverzögerungen zu eliminieren
  • Tests und Schulungen durchführen/unterstützen
  • Einführung unterstützen während der Startphase
Rolle ProBIT
       
  • Gesamtprojektleitung für die Phasen Implementierung und Einführung übernehmen
  • Einführung und Migration detailliert planen (Big Bang für gesamte Verwaltung)
  • Termin- und Ergebnisse überwachen
Methodik
  • HERMES
  • Zielfindungs- und Planungs-Workshops
Ergebnis
           
  • Systemumstellungen für Gesamtverwaltung in Zeit und Qualität umgesetzt und in an­schlies­senden Produktionstests mit Rappenbeträgen erfolgreich getestet
  • Einführung der Prozesse nach neuem Zahlungsmanagement im Anschluss gemäss Drehbuch Go-Live gestaffelt nach Verwaltungseinheiten erfolgreich durchgeführt
  • Hohe Akzeptanz bei den Benutzern dank adressatengerechter Schulung und Einführungs-Unter­stütz­ung
  • Auftraggeber wurden bestmöglich entlastet